EVENT ORGANIZER

Apa itu Event?

Event adalah “media komunikasi”. Merupakan “jembatan” untuk menyampaikan suatu maksud / tujuan dari principal (client) kepada target, Rangkaian kegiatan yang memberikan pegalaman secara “live”, langsung dan nyata.

Event Organizer

• EO adalah Translator & Eksekutor
• Menerjemahkan Ide ke dalam konsep kreatif
• Melaksanakan konsep menjadi sebuah pengalaman kegiatan yang langsung dan nyata

Tujuan Event

Pihak berkepentingan thd suatu event

1. Principal : pemilik, pemodal, client, sponsor

• Marketing :“sesuatu untuk dijual”
• image / pencitraan / kesan

2. Pelaksana event (organizer/panitia)

• Profit
• Non Profit

Jangkauan Event

Event hanya menjangkau secara “Terbatas”

1. Kelompok yang disasar
2. Kapasitas/quota TAPI BISA MEMBERI DAMPAK YANG TAK TERBATAS

Faktor Pendukung

Beberapa faktor yang mendukung sehingga terselenggara sebuah event adalah :

1. Ada Situasi (Moment)

suatu kondisi yang melatarbelakangi ataupun momentum yang tepat.

2. Ada Tujuan

Jawaban dari latarbelakang yang bisa berdampak pada pencapaian pencitraan / image yang diinginkan

3. Ada Sumber Daya

Sumber penopang penyelenggaraan event : SDM, anggaran, peralatan, dll

4. Kemauan & kemampuan

Sikap mental dan semangat yang harus dimiliki

Contoh Hubungan Situasi, Tujuan, dan Pencitraan

Situasi	Tujuan	Event	Pencitraan
Liburan sekolah	Mengisi dengan kegiatan yang positif	Lomba karaoke ortu dan anak	Kekeluargaan, hangat, dan harmonis
Hari Kartini	Memperingati jasa RA Kartini terhadap perempuan Indonesia	Pengumpulan dana untuk beasiswa pelajar putri kurang mampu	Peduli terhadap kemajuan pendidikan
MOS/Ospek	Memberi pengenalan terhadap lingkungan sekolah	Pelatihan & lomba blog sekolah bagi siswa baru kelas 1	Sekolah yang modern, Up to date, dan canggih

Event Kreatif

Agar sebuah event selalu diingat dan meninggalkan citra yang positif, salah satu strategi yg dilakukan adalah membuat event secara kreatif. Kreatifitas bisa dibuat dengan 2 kata kunci : UNIK dan BERBEDA

Project Brief

EO Memulai sebuah simulasi perencanaan event biasanya diawali dengan proses “brainstorming” yang hasilnya dituangkan ke dalam sebuah concept/project brief. Project brief menjadi pondasi, dasar, acuan proses penyelenggaraan sebuah event.

Menyusun Latar Belakang & Tujuan

1. Tentukan 2 – 5 situasi, fenomena dan atau momentum yang terjadi saat itu dan melatarbelakangi rencana event
2. Tentukan 2-5 tujuan yang hendak dicapai dengan cara menjawab latarbelakang

Contoh :

Latar Belakang :

1. Banyaknya siswa yang tidak masuk sekolah karena ditengarahi terkena penyakit demam berdarah
2. Prestasi nilai rata2 sekolah dalam ujian mendatang dikhawatirkan turun akibat banyaknya siswa tidak mengikuti pelajaran/ujian

Tujuan :

1. Membuat kegiatan aksi peduli dan penangkalan bahaya Demam Berdarah di lingkungan sekitar Sekolah
2. Menyelenggarakan program tryout dan apresiasi internal sekolah terhadap prestasi nilai belajar.

Ide & Tema Kreatif

Kreatifitas nilainya sangat relatif. Dari tujuan yg ada team ini EO/Panitia inti melanjutkan brainstorming ke ide event dengan memasukkan unsur :

1. “Berbeda” atau “Tidak Biasanya”
2. Memasukkan unsur “Keunikan”

Contoh Ide Event kreatifitasnya:

Biasanya :

1. Penyuluhan dari Dinkes / puskesmas
2. Bersifat satu arah

Tidak Biasa :

1. Lomba teater antar kelas dengan tema “Keluarga sehat anti demam berdarah”
2. Lomba Poster anti demam berdarah

Keunikan :

1. Bersifat menghibur
2. Melibatkan partisipasi aktif siswa
3. Ada hadiahnya

Deskripsi & Detail Program

Setelah ditentukan jenis eventnya, langkah selanjutnya adalah membuat deskripsi dan detail program komponen deskripsi & detail program/event:

Event Description

1. Nama Program / event
2. Waktu kegiatan
3. Lokasi
4. Deskripsi kegiatan :Penjelasan umum kegiatan

Creative Packaging

5. Content Event : penjelasan masing-masing rangkaian kegiatan
6. Outlooks & Branding Concept : rencana desain penampakan, layout, dan material pendukung, penataan material promosi sponsor
7. Promo & Sosialisasi : rencana promosi ke pihak internal dan eksternal

Funding & Sponsorship

8. Rencana Partner/mitra
9. Rencana Biaya
10. Rencana Pendanaan/sponsorship

Creative Packaging

Mengelola event harus dipikirkan cara mengemasnya agar bisa meninggalkan “pesan” & “kesan” di benak audience.

Content Event

Adalah serangkaian aktivitas yang akan ditampilkan dalam sebuah program / kegiatan baik secara parsial maupun pararel. Biasanya meliputi :

1. Ice Breaking, contoh : Games by MC
2. Pre Event, contoh : proses audisi, seleksi, small event
3. Main Event : Day-D event
4. Post Event (Closing), contoh :Penyerahan hadiah
5. Complementary Event : Aktifitas yg pararel ikut berjalan. Misalnya, booth jualan, bazar, stand, kios, dll

Outlook & Branding

Adalah kreatifitas dalam membangun suasana secara visual di venue. Bisa Bersifat dekoratif & fungsional yang melibatkan berbagai property dan POS Material milik sponsor (kalau ada).

Elemen yang berpengaruh dalam membangun nuansa :

1. Pemilihan tempat & Perabot

2. Layout & space

3. Setting sound system

4. Dekorasi & creative

5. Performers (MC, electone, Penyanyi, dll)

Contoh :

a. Panggung utama : Backdrop dengan 2 wing giant screen

b. Tenda bazar siswa : nuansa putih dengan dekorasi gambar hati valentine

c. Stand Utama OSIS : menampilkan mading foto, piala piala dan piagam,
memasang Laptop berisi presentasi foto-foto kegiatan

d. Umbul-umbul sponsor utama : 20 buah di samping kanan kiri panggung

e. Spanduk motivasi : Dipasang sepanjang kelas XII

f. dll

Promosi & Sosialisasi

Pencitraan tidak akan terbentuk tanpa adanya promosi & sosialisasi

Optimalisasi Media promosi :

1. Outdoor : spanduk, baliho, dll
2. BTL : Poster, Flyers
3. Digital
4. Media cetak & elektronik

Elemen Pokok Promosi :

1. Tittle Event
2. Informasi What, Where, When, How
3. Layout
4. Penggunaan Font, ukuran, Warna, Grafis

Funding Plan

• Komponen-komponen Biaya :

1. Produksi

2. Operasional

3. Insentif

4. Management Fee

• PRODUKSI: terkait dengan pengadaan/pembelian yg tangible

1. Material promo

2. Uniform

3. Booth/tenda

4. Sound System & Multimedia

5. Electricity & Lighting

6. Kupon undian

• Operasional: Biaya yang muncul selama pelaksanaan kegiatan persiapan, event berlangsung, paska event

1. Pemasangan & Pajak Promo

2. Man Power : team leader, SPG, MC, other Crew

3. Sewa tempat

4. Sound System & Multimedia

5. Electricity & Lighting

6. Perijinan & Keamanan

7. Rain Stopper

• Operasional: Biaya yang muncul selama pelaksanaan kegiatan persiapan, event berlangsung, paska event

1. Pemasangan & Pajak Promo

2. Man Power : team leader, SPG, MC, other Crew

3. Sewa tempat

4. Sound System & Multimedia

5. Electricity & Lighting

6. Perijinan & Keamanan

7. Rain Stopper

Sponsorship

Kenapa sebuah event perlu sponsor ?

1. Dukungan pendanaan/penyediaan kebutuhan event
2. Dukungan promosi & sosialisasi
3. Mendukung pencitraan

Apa yang dilihat oleh sponsor :

1. Konsep kreatif acara dalam proposal yang singkat dan padat
2. Apa “value” bagi sponsor untuk ikut mendukung event
3. Fasilitas yang didapat sponsor

Event Crew

• Inti Crew

- Producer (Ketua pelaksana)

- Stage Manager (sie acara)

- Creatif & Production (publikasi & dekorasi)

- Admin & Finance (Sekr.Bendahara)

• Supporting Crew

- Talent manager (bag. Pengisi acara)

- Security captain (keamanan)

• Crew / kepanitiaan mengikuti kompleksitas kegiatan
• Seyogyanya crew/kepanitiaan inti tidak banyak jumlahnya utk memudahkan koordinasi
• Beberapa fungsi yang apabila sudah di outsource kan, tidak perlu diisi oleh banyak crew

Event Control

• Time Line & Schedule digunakan utk mengontrol persiapan apakah sudah sesuai dengan yg dijadwalkan
• Check List : untuk mengontrol kebutuhan property apakah sudah tersedia sesuai dengan spec
• Periodic Report & Evaluasi : untuk mengetahui performansi sejauh mana persiapan atau implementasi sebuah kegiatan
• Sales, stock opname & Finance form : untuk melihat performansi penjualan, sisa stok, dan keuangan harian dari penjualan

Definisi Event Organizer

Event organizer atau EO dalam bahasa Inggris lebih dikenal dengan Event Planner atau Event Planning. Event Organizer atau EO adalah orang atau badan usaha yang merencanakan sebuah acara, festival, pertunjukan, seremonial, kompetisi, pesta atau pertemuan. Pengertian EO adalah usaha dalam bidang jasa yang ditunjuk secara resmi oleh client untuk mengorganisasikan rangkaian acara, dimulai dari proses pembuatan konsep, perencanaan, persiapan, eksekusi hingga rangkaian acara selesai dalam rangka membantu client mewujudkan tujuan yang diharapkan melalui rangkaian acara yang diadakan.

Aktivitas Event Organizer

Aktivitas perencanaan Event Organizer atau EO meliputi perkiraan biaya, tanggal pelaksanaan, tempat, perijinan dan koordinasi transportasi hingga perparkiran.Event Organizer atau EO juga melaksanakan hal-hal berikut: mengembangkan konsep atau tema acara, memilih dan menentukan pembicara, koordinasi kebutuhan di lapangan (listrik, sound system, dll), dekorasi, meja, kursi, tenda, tenaga keamanan, makanan, polisi, pemadam kebakaran, toilet, signage, petugas kesehatan profesional dan petugas kebersihan.

Karir dan prospek di bidang Event Organizer

Event Organizer masih terbilang bidang usaha baru. Tapi saat ini sudah ada beberapa pelatihan atau training tentang karir atau usaha Event Organizer. Pelatihan ini sangat dibutuhkan untuk menangani tekanan dan efisiensi kerja. Dalam Event Organizer sangat dibutuhkan kemampuan berkomunikasi dan berorganisasi yang baik.

EVENT ORGANIZER

Dalam pengertian sederhana yang disebut sebagai Event Organizer adalah pengelola suatu kegiatan (Pengorganisir Acara). Setiap kegiatan yang di selenggarakan bertujuan untuk memperoleh keuntungan di kedua belah pihak, baik penyelenggara maupun yang hadir pada saat kegiatan berlangsung. Keuntungan ini tidak harus bersifat material namun juga bisa bersifat non material.

Bentuk sebuah Event Organizer sendiri sebenarnya telah di kenal di berbagai organisasi kemasyarakatan, lingkungan pekerjaan, maupun dalam lingkungan pendidikan (in-house production). Diantaranya; kepanitian peringatan HUT RI di lingkungan tempat tinggal kita, kepanitian Out Bond di lingkungan kerja, kepanitian ulang tahun sekolah yang di selenggarakan oleh OSIS, dan lain sebagainya.

Arti lain Event organizer atau EO dalam bahasa Inggris lebih dikenal dengan Event Planner atau Event Planning. Event Organizer atau EO adalah orang atau badan usaha yang merencanakan sebuah acara, festival, pertunjukan, seremonial, kompetisi, pesta atau pertemuan.

Aktivitas perencanaan Event Organizer atau EO meliputi perkiraan biaya, tanggal pelaksanaan, tempat, perijinan dan koordinasi transportasi hingga perparkiran. Event Organizer atau EO juga melaksanakan hal-hal berikut: mengembangkan konsep atau tema acara, memilih dan menentukan pembicara, koordinasi kebutuhan di lapangan (listrik, sound system, dll), dekorasi, meja, kursi, tenda, tenaga keamanan, makanan, polisi, pemadam kebakaran, toilet, signage, petugas kesehatan profesional dan petugas kebersihan.

Pengertian EO adalah Usaha dalam bidang jasa yang ditunjuk secara resmi oleh client untuk mengorganisasikan rangkaian acara, dimulai dari proses pembuatan konsep, perencanaan, persiapan, eksekusi hingga rangkaian acara selesai dalam rangka membantu client mewujudkan tujuan yang diharapkan melalui rangkaian acara yang diadakan.

EVENT ORGANIZER DALAM DUNIA USAHA

Perkembangan dunia usaha di Indonesia, dewasa ini telah memperlihatkan ke arah yang menggembirakan. Terbukti dengan semakin menjamurnya berbagai bentuk badan usaha yang bergerak dalam bidang barang maupun jasa, baik itu skala kecil maupun besar. Salah satunya adalah Event Organizer.

Dalam pengertian ini yang di maksudkan dengan Event Organizer lebih mengarah pada profesi, yaitu suatu lembaga baik formal maupun non formal, yang di percaya untuk melakukan kegiatan. Misal; peluncuran suatu produk baru, pesta, seminar, pagelaran musik, dan lain sebagainya, di sesuaikan dengan permintaan pengguna jasa atau inisiatif Event Organizer sendiri.

Di sini yang membedakan sebuah event organizer dalam bentuk kepanitian (in-house production) dan event organizer yang mengarah pada profesi, dapat di lihat dari keberlangsungan event organizer tersebut. Apabila dalam bentuk kepanitiaan, setelah kegiatan selesai dilaksanakan maka selesai pula tugas orang-orang  yang terlibat di dalam kepanitiaan. Sedangkan dalam event organizer yang mengarah pada profesi, meskipun kegiatan telah berakhir, akan tetapi kegiatan orang-orang di dalamnya akan tetap berlangsung.

TAHAPAN MENYELENGGARAKAN EVENT

Untuk mewujudkan kesuksesan sebuah event merupakan sebuah kerja keras yang membutuhkan konsep yang jelas dan terarah. Di bawah ini beberapa tahapan strategis dalam menyelenggarakan sebuah event:

1. Konsep yang menarik dan kreatif
2. Proses tahapan pembuatan event
3. Eksekusi event yang signifikan

Konsep Yang Menarik Dan Kreatif

Dalam rencana pembuatan konsep event, kita harus kritis dengan apa yang sedang marak di lingkungan kita, baik lokal, nasional, maupun global (update). Setelah tema tercipta, maka kita harus memberikan perbedaan dalam konsep tersebut dari event organizer yang lain. Kita harus berani melakukan eksperimen dalam pembuatan konsep yang berbeda, bahkan jika perlu sesuatu yang belum pernah di bayangkan orang.
“Jelas itu sangat penting, karena itulah sebuah EO harus memiliki ide-ide kreatif. Kita tidak ingin membuat suatu acara hanya sebatas acara biasa. Tetapi alangkah baiknya jika acara tersebut dapat membuat kenangan tersendiri. Dari konsep inilah semua rancangan acara akan kita buat,” (Williem Hasli, Direktur Apple Advertising & Event Organizer).

Proses Tahapan Pembuatan Event

1. Mencari konsep yang kreatif.
2. Menuangkan konsep dalam suatu rancangan tertulis.
3. Membentuk tim untuk event yang akan di selenggarakan.
4. Membicarakan konsep dengan tim dan membuat skema aturan mainnya (Kerangka Pikiran), kemudian menyusunnya dalam bentuk proposal.
5. Menentukan pihak-pihak yang akan terlibat dalam event tersebut, dan membuat daftar tujuan proposal.
6. Menyebarluaskan proposal, dengan cara yang tepat.
7. Melakukan follow up terhadap proposal, dan memberikan batas waktu kepada calon sponsor.
8. Menghubungi seluruh supplier, pengisi acara, reconfirm venue dan seluruh atribut pendukung lainnya. Seperti, perijinan, keamanan dll.
9. Melakukan kontrak kepada semua pihak
10. Melakukan technical meeting dengan seluruh pengisi/pendukung acara
11. Jika diperlukan melakukan konferensi pers
12. Melakukan publikasi
13. Merekruit sesuai dengan kebutuhan
14. Siap melakukan loading dan akhirnya eksekusi

Eksekusi Event Yang Signifikan

1. Pemilihan orang-orang yang berpotensi dan sesuai dengan posisi yang akan dilakukan di event tersebut, misal; stage manager, seksi perlengkapan, seksi dokumentasi, seksi konsumsi, dll..
2. Pemilihan supplier yang significant dan berkualitas, baik dalam hal perlengkapan, konsumsi, dll.
3. Membuat rundown acara yang tidak boleh ada putusnya, tetap mengalir (padat).
4. Tepat waktu.
5. Konsep event harus sesuai dengan apa yang telah dipresentasikan awal kepada klien.
6. Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan terima kasih.
7. Menjaga keamanan dan ketertiban event sehingga tidak menelan korban jiwa atau sejenisnya.
8. Hasil acara diliput di media cetak/elektronik.